Hướng dẫn sử dụng phòng họp ảo của Phòng GD&ĐT huyện Yên Mỹ

Hướng dẫn sử dụng phòng họp ảo của Phòng GD&ĐT huyện Yên Mỹ
Đăng ngày: 22/08/2016
Phòng họp trực tuyến được Bộ GD&ĐT cung cấp là một giải pháp ứng dụng CNTT đổi mới cách thức họp, tập huấn, bồi dưỡng giáo viên một cách thiết thực, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các cơ quan quản lý giáo dục và các nhà trường.
Hướng dẫn sử dụng phòng họp ảo của Phòng GD&ĐT huyện Yên Mỹ
1. Chuẩn bị thiết bị, đường truyền
Để triển khai họp trực tuyến của Phòng GD&ĐT qua Internet, mỗi điểm cầu (trường) cần chuẩn bị tối thiểu các thiết bị sau đây:
1.1. Máy tính có nối mạng Internet: tối thiểu ADSL, tốt nhất là cáp quang FTTH. Trường hợp đặc biệt có thể sử dụng Internet 3G.
1.2. Thiết bị ghi hình được kết nối với máy tính: đơn giản thì sử dụng webcam, nếu có điều kiện sử dụng camera, máy ảnh, hoặc camera hội nghị chuyên dụng (ví dụ: Sony EVI-D70; EVI- D90 hay EVI – D100) – khi đó cần có thiết bị kết nối với máy tính kèm theo (ví dụ easy cab).
1.3. Thiết bị âm thanh gồm:
- Micro: đơn giản có thể sử dụng micrro của webcam, của máy tính xách tay, .. hoặc sử dụng dàn micro phòng họp. Nếu dùng dàn micro phòng họp, cần kết nối đường âm thanh của âm ly với máy tính.
- Loa: đơn giản có thể sử dụng loa máy tính hoặc các loa hội trường kết nối với máy tính.
- Thiết bị trình chiếu (tuỳ chọn theo nhu cầu): có thể sử dụng màn chiếu LCD projector hoặc màn hình plasma, ..
- Ánh sáng (tuỳ chọn theo yêu cầu): để đảm bảo ánh sáng khi thu hình.
2. Đăng nhập và sử dụng phòng họp ảo
2.1. Đăng nhập
Địa chỉ của phòng họp trực tuyến là:
http://hop.moet.edu.vn/pgdyenmy
Sau khi gõ địa chỉ nêu trên vào trình duyệt web, giao diện đăng nhập vào phòng họp xuất hiện như sau:
HD-su-dung-phong-hop1-(1).jpg
Kích chuột chọn ô Enter as a Guest và gõ vào Tên đăng nhập. Sau đó bấm vào nút EnterRoom
Lưu ý cách đặt tên đăng nhập phải là tên tường minh, thể hiện rõ người đăng nhập là cá nhân hay đơn vị. Ví dụ:
- C0 Hoàn Long;
- C1 thị trấn Yên Mỹ 1
- C2 Đoàn Thị Điểm
-........
Sau khi đăng nhập nếu trình duyệt web chưa được cài plugin Flash Player, dòng thông báo như hình dưới sẽ xuất hiện. Khi đó, phải cài ứng dụng plugin theo hướng dẫn trên màn hình.
HD-su-dung-phong-hop2.jpg
- Giao diện phòng họp tương tự như sau:
HD-su-dung-phong-hop3.jpg
3. Sử dụng một số tình huống trong cuộc họp
3.1. Cách bật webcam:
Để bật tín hiệu hình ảnh (bật webcam), thực hiện kích chuột chọn biểu tượng. HD-su-dung-phong-hop4.jpg trên thanh Menu Bar hoặc kích chuột chọn vào ô màu đen: Start My Webcam ở chính giữa màn hình, nằm trong phần quản lý của khung Video. Khi đó, màn hình sẽ xuất hiện khung cửa sổ thông báo Camera and Micophone Access. Tiếp theo chọn mục Allow. Màn hình Preview sẽ hiển thị hình ảnh từ camera hay web cam.
Để tín hiệu hình ảnh của bạn được truyền lên phòng họp (điểm cầu khác nhìn thấy được) phải thực hiện lệnh chia sẻ hình ảnh bằng cách kích chuột chọn nút Start Sharing. Lúc này, tín hiệu hình ảnh của bạn chính thức được truyền đi đến tất cả các điểm cầu.
Để tắt tín hiệu hình ảnh, dừng hình (khi cần thiết), chúng ta kích chuột chọn Stop My Webcam trên góc phải của khung Video.
Để quản lý tín hiệu hình ảnh: ví dụ như chất lượng hình ảnh cao hay thấp, phóng to, thu nhỏ hình ảnh, chọn tín hiệu từ thiết bị webcam hay camera khác (khi chúng ta có nhiều thiết bị đầu vào). Để có thể làm được như vậy trên khung cửa sổ Video chúng ta thấy có mục ở góc phải màn hình có biểu tượng sau:
- Select Camera: Chọn tín hiệu hình ảnh Camera khi có nhiều tín hiệu đầu vào.
- Starts Sharing: Bật tín hiệu chia sẻ hình ảnh camera đến các điểm cầu.
- Stop My Webcam: Tắt tín hiệu hìn hảnh.
- Maximize: Phóng to hình ảnh.
- Preferences: Tinh chỉnh chất lượng hình ảnh hay Tiếng….
HD-su-dung-phong-hop5.jpg
3.2. Bật và tinh chỉnh micro:
Gài đặt micro cho phòng họp, làm như sau:
Trên Menu Bar, kích chuột chọn: Meeting/Audio Setup Wizard… Hộp thoại sau xuất hiện:
HD-su-dung-phong-hop6.jpg
Ở hộp thoại trên bạn có thể:
- Kích nút Play Sound để kiểm tra (test) loa;
- Và kích nút Next để tiếp tục. Hộp thoại sau xuất hiện:
HD-su-dung-phong-hop7.jpg

Hộp thoại trên hiển thị danh sách các micro có thể sử dụng trên máy tính của bạn, hãy chọn micro mà bạn dùng trong phòng họp này. Bấm nút Next, hộp thoại sau xuất hiện.
HD-su-dung-phong-hop8.jpg
Hộp thoại trên giúp bạn kiểm tra micro có sử dụng được không? Kích nút Record để ghi thử âm thanh, sau đó kích nút Play Recording để nghe lại âm thanh đã ghi. Khi đã kiểm tra xong micro, nhấn Next để tiếp tục rồi nhấn Finish để kết thúc.
Cách bật/tắt micro:   
Để bật micro, kích chuột chọn vào biểu tượng HD-su-dung-phong-hop9.jpg (biểu tượng micro màu trắng). Sau khi micro được bật, biểu tượng sẽ chuyển thành micro màu xanh HD-su-dung-phong-hop10.jpg - là khi ta có thể phát biểu.
Để tắt micro, kích chọn biểu tượng micro màu xanh (đang bật) ở trên.
Tinh chỉnh micro (quan trọng):
Một việc rất quan trọng để đảm bảo chất lượng thu âm thanh ở điểm cầu là phải thiết lập độ nhạy của micro sao cho phù hợp. Cách làm như sau:
Kích chuột vào mũi tên chỉ xuống và chọn mục Adjust Microphone Volume.. (như hình dưới):HD-su-dung-phong-hop11.jpg
Hộp thoại điều chỉnh âm lượng micro xuất hiện:
HD-su-dung-phong-hop12.jpg
Bạn hãy điều chỉnh âm lượng micro trong hộp thoại trên để xác định ngưỡng phù hợp nhất. Nhấn Ok để kết thúc.
Chia sẻ một số tài nguyên từ máy tính lên phòng họp:
Trong quá trình họp, bạn có thể chia sẻ nội dung một số tài nguyên từ máy tính lên phòng họp như: tệp văn bản, màn hình máy tính của bạn, bảng trắng, video, .. hoặc file trình chiếu powerpoint. Cách sử dụng như sau:
Nhấn chuột mục Share My Screen trên màn hình và chọn nội dung cần chia sẻ lên phòng họp gồm:
• Share My Screen – chia sẻ màn hình máy tính đang kết nối với phòng họp của bạn;
• Share Whiteboard – chia sẻ bảng trắng để thảo luận (vẽ ý tưởng lên đó);
• Share Document – chia sẻ các tệp tài liệu ví dụ như:
HD-su-dung-phong-hop13.jpg
Cách tham gia phát biểu tại cuộc họp (quan trọng):
Khi chủ toạ yêu cầu các điểm cầu tham gia phát biểu, nếu bạn muốn phát biểu phải có tín hiệu để chủ toạ biết. Có 2 cách phát tín hiệu để xin phát biểu được thực hiện như sau:
Cách 1: Sử dụng tính năng giơ tay (Raise Hand) của phòng họp. Bấm biểu tượng Raise Hand trên màn hình như sau:
HD-su-dung-phong-hop14.jpg
Cách 2: Sử dụng tính năng thảo luận (Chat) của phòng họp. Khi đó, gõ yêu cầu được phát biểu của điểm cầu (nên sử dụng cách này để việc trao đổi thông tin được diễn ra trực tiếp, tức thì).
Sau khi yêu cầu phát biểu được đưa lên phòng họp, điểm cầu cần chú ý tín hiệu đồng ý của Chủ toạ. Khi trạng thái người sử dụng của điểm cầu đang từ Guest (khách – ngồi nghe), sang Presenter (người phát biểu), thì kỹ thuật điểm cầu cần bật micro và video của điểm cầu (nếu cần) để đại biểu phát biểu.
Chú ý (quan trọng): Trong quá trình tham gia họp, nếu ngừng phát biểu đề nghị điểm cầu phải tắt ngay micro (nếu nhiều micro cùng bật một thời điểm, sẽ gây hiện tượng rú rít do hiệu ứng vọng (echo) của micro gây ra).
• Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật:
Trong quá trình các điểm cầu thiết lập phòng họp ảo, cần sự hỗ trợ kỹ thuật xin liên hệ:
- Đ/cNguyễn Văn Cường:
Điện thoại: 0988886292, 0914886292
E-mail liên hệ: nguyenvancuong@pgdyenmy.edu.vn
- Đ/c Đặng Văn Tân Khanh:
Điện thoại: 0982960581
E-mail liên hệ: dvtkhanh@pgdyenmy.edu.vn
Theo: moet.gov.vn
Các tin liên quan
Thông báo
Website thành viên
Trang liên kết
Thi Olympic tiếng Anh trên mạng
Thi giải Toán qua mạng
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục
Hệ thống quản lý Kiểm định chất lượng giáo dục
Hệ thống Phổ cập - Xoá mù chữ
Hệ thống quản lý chất lượng giáo dục
Sở Giáo dục Hưng Yên
Văn bản của UBND tỉnh
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Liên đoàn lao động tỉnh
Tỉnh Đoàn Hưng Yên
Bộ Nội vụ